CUANDO EL ADMINISTRADOR SALIENTE «SECUESTRA» LA DOCUMENTACIÓN DE LA COMUNIDAD

CONCILIACION JUDICIAL

CUANDO EL ADMINISTRADOR SALIENTE «SECUESTRA» LA DOCUMENTACIÓN DE LA COMUNIDAD

Cuando el administrador saliente «secuestra» la documentación de la comunidad

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Un administrador de fincas cesado no puede quedarse con los libros, las cuentas ni los datos de la comunidad. La documentación es de la comunidad, no de quien la gestionó. Aun así, ocurre con frecuencia: la junta cambia de administrador y el saliente no entrega nada. El nuevo administrador queda de manos atadas y la comunidad, literalmente, «secuestrada».

En este artículo contamos un caso real que hemos resuelto en el despacho, explicamos qué dice la ley y qué pasos debe dar su comunidad si se encuentra en esta situación.

El caso: una comunidad bloqueada durante más de un año

Una comunidad de propietarios de Castilla y León decidió en junta prescindir de la empresa que le llevaba la administración. Hasta ahí, nada extraordinario: la comunidad es libre de cambiar de administrador.

El problema vino después. La empresa saliente no entregó la documentación:

  • La comunidad le remitió un burofax por Correos, que no fue recogido.
  • Envió un segundo requerimiento por un servicio de notificación electrónica certificada, que tampoco fue atendido.
  • En una conversación presencial, la respuesta fue que disponía de un mes para recoger las notificaciones.

Mientras tanto, la nueva administración no tenía llaves, ni listado de propietarios, ni pólizas, ni contratos de mantenimiento, ni cuentas. La comunidad tuvo que comprar y legalizar libros nuevos y rehacer gestiones bancarias. No podía cuadrar cuentas, aprobar presupuestos ni reclamar a los morosos con garantías.

Qué dice la ley: la documentación es de la comunidad

El administrador custodia los papeles de la comunidad, pero no es su dueño. Cuando cesa, debe devolverlos. Lo dicen varias normas a la vez:

  • Ley de Propiedad Horizontal, art. 20.e): corresponde al administrador custodiar la documentación de la comunidad a disposición de los titulares. Es un deber de custodia, no un derecho de propiedad.
  • LPH, art. 19.3: el secretario custodia los libros de actas de la junta.
  • LPH, art. 13.7: la junta puede remover al administrador antes de que termine su mandato.
  • Código Civil, art. 1720 (mandato): quien gestiona por cuenta de otro debe rendir cuentas de su gestión y entregar lo recibido en virtud del encargo.
  • Protección de datos (RGPD, art. 28.3.g): el administrador trata los datos de los propietarios como encargado del tratamiento. Al terminar el servicio debe devolverlos o suprimirlos, según decida la comunidad. Seguir guardándolos sin título puede acarrear un problema ante la AEPD.

Tampoco vale escudarse en honorarios pendientes o en una supuesta indemnización por el cese. Si el administrador cree que se le debe algo, puede reclamarlo por su cauce; los tribunales no han admitido que condicione la entrega a ese cobro (lo vemos en la sentencia de Burgos que citamos a continuación).

Qué dicen los tribunales

Las Audiencias Provinciales vienen condenando al administrador cesado que retiene la documentación. Dos resoluciones lo explican con claridad.

Audiencia Provincial de Burgos (Sección 3ª), sentencia 364/2017, de 30 de junio (ROJ: SAP BU 697/2017). Una comunidad cesó a su administradora en junta extraordinaria. La empresa se negó a devolver la documentación: alegaba que su contrato le daba 60 días para entregarla y reclamaba mensualidades como indemnización. La Audiencia confirmó la condena a entregar todo y rechazó la indemnización. Sus ideas clave:

  • Removido el administrador, con o sin causa, debe devolver la documentación sin más demora que la de cerrar la liquidación del mes en curso.
  • La comunidad de propietarios es consumidora. La cláusula que daba 60 días para entregar los papeles es abusiva, igual que la penalización de doce mensualidades por el cese.
  • Las cuotas reclamadas respondían solo a la voluntad del administrador de seguir en el cargo.
  • Costas para la administradora en ambas instancias; en primera instancia, por mala fe.

Audiencia Provincial de Asturias (Sección 7ª, Gijón), sentencia 239/2015, de 30 de junio. La Sala recuerda que el administrador no es titular de la documentación. Al cesar debe entregar toda la que tenga, general y particular, incluidos los datos de los propietarios y las domiciliaciones bancarias. Y además debe rendir cuentas de su gestión. La empresa fue condenada a devolver a la comunidad 3.309,82 € en cargos que no justificó, con costas.

En casos graves, la negativa a devolver los libros ha llegado a la vía penal como apropiación indebida. Es la excepción, pero conviene saber que existe.

La solución: un acto de conciliación con avenencia

Agotada la vía amistosa, la junta autorizó acciones legales y nos encargó el asunto. Optamos por el acto de conciliación judicial (arts. 139 a 148 de la Ley 15/2015, de Jurisdicción Voluntaria) por tres razones:

  1. Es rápido y económico frente a un juicio declarativo.
  2. Cumple el requisito previo para demandar. Desde abril de 2025, la Ley Orgánica 1/2025 exige intentar un medio adecuado de solución de controversias antes de acudir a los tribunales civiles, y la conciliación es uno de ellos.
  3. Lo acordado se puede ejecutar. El testimonio del acta con avenencia lleva aparejada ejecución (art. 147 LJV): si el administrador incumple, se ejecuta como una sentencia.

En la papeleta pedimos que la empresa se aviniera a entregar toda la documentación de la comunidad, entre otros extremos. El tribunal admitió la solicitud y citó a las partes ante el Letrado de la Administración de Justicia.

El resultado. El día del acto, la empresa compareció y entregó la documentación, con relación firmada de lo entregado: llaves, listado de propietarios y datos de contacto, póliza del seguro, contratos de ascensor y limpieza, datos de la cuenta bancaria, ITE, actas originales, informes de cuentas y toda la documentación contable de los últimos seis ejercicios. El acto terminó con avenencia.

Dos matices, para ser exactos. La empresa manifestó que nunca tuvo el libro de actas, por lo que la comunidad sigue con el nuevo que ya había legalizado. Y los gastos reclamados no formaron parte del acuerdo: la avenencia se cerró sobre la entrega, que era lo que bloqueaba la vida de la comunidad.

Más de un año después del cese, la nueva administración tiene por fin todo lo necesario para gestionar.

¿Le pasa a su comunidad? Qué hacer, paso a paso

Cuanto antes actúe, menos daño sufrirá la comunidad. Estos son los pasos que recomendamos:

  1. Deje constancia del cese. El acuerdo de la junta debe figurar en acta, con el nombramiento del nuevo administrador.
  2. Requiera la entrega por escrito y de forma fehaciente (burofax con certificación de texto o notificación electrónica certificada). Detalle qué documentos reclama y fije un plazo breve.
  3. Guarde la prueba de todo: acuses, devoluciones, correos y conversaciones. Que el requerido no recoja el burofax no le exime.
  4. Anote los gastos que le genera el bloqueo: libros nuevos, gestiones bancarias, burofaxes. Pueden reclamarse.
  5. Pida que la junta autorice acciones legales si no hay entrega en plazo.
  6. Acuda a la conciliación o a la demanda. La conciliación suele bastar y deja un título ejecutable; si no hay acuerdo, abre la puerta al juicio.
  7. Valore otras vías complementarias: queja ante el Colegio de Administradores de Fincas si el administrador está colegiado, o ante la AEPD por los datos personales que sigue reteniendo.

Lo que no conviene es esperar. Cada mes sin documentación son cuotas sin reclamar, cuentas sin cuadrar y decisiones que la junta no puede tomar con garantías.

Recupere el control de su comunidad

En IUSTITIA EST hemos conseguido que el administrador saliente ceda y entregue la documentación que retenía, sin necesidad de un pleito largo. Conocemos la Ley de Propiedad Horizontal y los tiempos de los juzgados, y sabemos qué vía conviene en cada caso.

Si su administrador anterior no entrega los libros, las cuentas o los datos de los propietarios, no deje pasar más tiempo. Presidentes, administradores entrantes y vecinos: cuéntenos su caso y le diremos cómo actuar.

Este artículo tiene carácter informativo y no sustituye al asesoramiento profesional sobre un caso concreto. Los datos del asunto se han anonimizado.

Fuentes

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